Toimitko välikätenä tilaisuuksien suunnittelussa? Milloin on tarvetta koko päivän kokoukselle, toisena päivänä johtoryhmän illalliselle ja tulevana talvena koko myyntitiimin kickoff -päivälle. Asiakkuuden avulla varausten tekeminen on sujuvaa, helppoa ja voit luottaa, että tiimimme tekee parastaan teidän yrityksen tarpeita ajatellen.

1.   Yhteydenotto – ensiaskel asiakkuuteen

Ensimmäinen askel kohti asiakkuutta on ottaa yhteyttä Savutuvan Apajalle. Se käy kätevimmin soittamalla tai laittamalla sähköpostia. Voit suoraan jo ehdottaa ajankohtaa kartoitus- ja tutustumiskäynnille. Tämä ei sitouta mihinkään, mutta on tarpeellinen mahdollista sujuvampaa arkea sekä helpompia varauksia ajatellen.

Yhteystiedot löydät täältä.

Suosittelemme palaveria paikan päälle, jotta voit nähdä Apajan monet mahdollisuudet, erinäiset tilat, saunarakennukset, puutarhasta mehiläispesiin sekä kokous- ja illallistilat. Kartoituspalaveri voidaan myös käydä sähköpostitse, puhelimitse tai etänä.

2.   Tarpeiden kartoitus – asiakkuuden pohja

Tarpeiden kartoitus on koko pohja toimivalle kumppanuudelle. Kartoituksessa käydään läpi onko tilaisuuksien luonne vaihteleva vai toistuva ja ylipäätään se, että minkälaisille tilaisuuksille teidän yrityksellä on tarve. Onko teillä tavoitteita, mitä tilaisuuksissa halutaan saavuttaa ja voisimmeko me edesauttaa teidän tavotteita. Tarvitsetteko te paikkaa asiakastilaisuuksille, henkilöstökoulutuksille, kickoff -tilaisuuksiin, illanviettoihin, saunailtoihin vai jopa kaikkiin näistä?

Seuraavassa kohdassa käydään läpi, kuinka usein tilaisuuksia järjestetään. Painottuvatko ne alkuvuoteen vai johonkin toiseen ajankohtaan? Minkä kokoisista ryhmistä on kyse vai vaihteleeko ryhmäkoko tilaisuuden luonteesta tai ajankohdasta riippuen? Kestääkö tilaisuus yhden päivän vai onko tarvetta useamman päivän tilaisuuksille? Onko tilaisuuksissa sama vastuuhenkilö vai vaihtuuko tilaisuuden emäntä/isäntä? Onko varaaja itse mukana tilaisuuksissa?

Kartoituksessa käydään myös yrityksenne, vieraidenne ja varaajan erityistoiveet läpi. Haluatko solmia asiakkuuteen myös majoitukset, kuljetukset tai muuta oheistoimintaa alueella? Onko tarvettä tulkille? Savutuvan Apajalla palvelukielinä toimii suomi ja englanti. Haluatteko tuoda brändinäkyvyyttä ilmi tilaisuuksissa tai nostaa esimerkiksi tuotteitanne esille tilaisuuden aikana?

Toivotko varaajan roolissa varausten käsittelyn tapahtuvan sähköpostitse vai puhelimitse? Voimme luoda yhdessä mahdollisimman helpon pohjan varausvaiheeseen, jolloin ylimääräistä aikaa ei mene tarjousten käsittelyn kohdalla. Useimmiten asiakkuuksissa riittää, kun laittaa vain listan päivämääristä jolloin ryhmä tulee, ryhmän koko sekä saapumis- ja lähtöaika.

3.   Asiakas- ja yritystilaisuudet

Kun hyvä pohja on saatu laadittua, niin olemme valmiit vastaanottamaan vieraitanne sovittujen speksien mukaisesti. Näiden pohjalta on hyvä kerätä palautetta ja toiveita, jotta voimme hioa paketin ylittämään jokaisen vieraan odotukset.

Asiakkuuksien sisältöä kannattaakin kehittää sitä mukaa, mitä tutummiksi toisillemme tulemme. Usein myös toistuvat vieraat toivovat vaihtelua ja täten kehitämme myös meidän toimestamme ideoita sen mukaan, mitä kuulemme vieraiden puhuvan ja toivovan.

4.   Kehitys- ja lisätoiveet – palaute

Vietettyjen tapahtumien ja tilaisuuksien jälkeen käydään tarvittaessa kehitys- ja lisätoiveet läpi. Toiveissa voi olla uudenlaisia tilaisuuksia ja tapahtumia, uudistettuja menuja tai vaikkapa joihinkin tilaisuuksiin tarve useammalle kokoustilalle.

Lopputuloksena ovat onnistuneet tilaisuudet, sujuvampi arki, helpommat varaukset ja luottamus, että vieraanne saavat aina huolehtivaa palvelua ja erinomaista lähiruokaa.

”Tilaisuuden suunnittelussa ja järjestämisessä voi luottaa täysin Savutuvan Apajan henkilökunnan ammattitaitoon ja työpanokseen. Heille voi viedä vierasryhmän luottavaisin mielin tietäen, että asiat hoituvat ja pienetkin yksityiskohdat on otettu huomioon. Mukava henkilökunta ja ihana miljöö ☺︎”

Niina V., Valtra Inc.

Lue lisää Savutuvan Apajan referensseistä

Ole yhteydessä