Yrityksen vuosijuhlat – Ota nämä asiat huomioon yritysjuhlien suunnittelussa

Etkö tiedä mistä lähtisit liikkeelle yritysjuhlien järjestämisessä? Tilaisuuden aikataulutus ja sisältö aiheuttavat harmaita hiuksia, eikä suunnittelutyölle ole varattu edes riittävästi aikaa. Ei hätää, sillä tätä listausta seuraamalla järjestät onnistuneet ja ikimuistoiset juhlat vähällä vaivalla, liikaa kuormittamatta itseäsi. Tarkoituksena on, että myös sinä pääset nauttimaan juhlatunnelmasta, sillä huolellinen suunnittelutyö luo onnistuneen pohjan koko tilaisuuden ajaksi.

Vierasmäärä ja tilaisuuden luonne

Ennen kuin suunnitelmia vie pidemmälle on hyvä listata perusasiat kuntoon, kuten arvioitu vierasmäärä ja tilaisuuden luonne. Onko yritysjuhliin tarkoitus kutsua oman henkilöstön lisäksi tärkeimmät sidosryhmät ja yhteistyökumppanit, miten toimitaan entisten työtekijöiden kohdalla? Vierasmäärää laskiessa tulee myös huomioida, että onko kutsu avecillinen. Lisäksi ennen juhlapaikan valintaa kannattaa miettiä tilaisuuden luonne. Onko juhlat enemmän viihteellinen vai asiallinen tilaisuus, vai olisiko jopa suotavaa yhdistää molempia elementtejä juhlan sisältöön. Yritsjuhlat ovat aina upea tilaisuus panostaa erikoisuuksiin ja huolehtia jokainen yksityiskohta alkupuheista myöhäisillan yllätysnumeroihin, mutta ne voi myös viettää rennommissa merkeissä esimerkiksi teemoja hyödyksi käyttäen. Kannattaa aina miettiä oman johdon ja henkilöstön kautta sopivinta luonnetta tilaisuudelle.

Juhlapaikan valinta

Juhlapaikan valinta on yksi tärkeimmistä asioista tapahtumajärjestämisessä. Tapahtumapaikan valintaan vaikuttaa juhlan haluttu sijainti ja vierasmäärä. Tuleeko väkeä ympäri Suomen, jolloin olisi kätevä etsiä juhlapaikkaa Keski-Suomesta? Entä onko osa vieraista ulkomailta vai onko vuosijuhla paikallinen tilaisuus? Kaikki nämä asiat kannattaa ottaa huomioon juhlapaikkaa etsiessä. Lisäksi juhlapaikan valintaan vaikuttaa tilat; mahtuvatko kaikki vieraat samaan yhtenäiseen tilaan vai onko tila jaettu useampaan eri huoneeseen. Sisällön kannalta tilajako voi olla erittäin merkityksellinen asia. Juhlapaikkaa valitessa on hyvä muistaa, että noin 10 % kutsutuista jättää aina tulematta paikalle syystä tai toisesta.

Kun rajoittavat tekijät on otettu huomioon, on aika keskittyä toissijaisiin kohtiin, kuten imagoon ja brändiin sekä juhlapaikan vaikuttavuuteen. Juhlapaikan valinnassa kannattaa miettiä yrityksen brändiä ja millaisen mielikuvan vieraille haluaa juhlista jättää.

Mitä enemmän palveluita juhlapaikka itsessään tarjoaa, sitä helpompi juhlien järjestäminen tapahtumajärjestäjälle on. Osa juhlapaikoista tarjoaa tilojen lisäksi ruoan, palvelun, kattauksen, tilojen koristelun, äänentoiston, mikrofonin sekä jälkisiivouksen. Nämä helpottavat huomattavasti järjestäjän taakkaa.

Ruoka ja juoma

Tarjoaako valittu juhlapaikka erilaisia vaihtoehtoja tarjoiluihin? Onko toiveissa juhlava buffet-pöytä, josta jokainen vieras voi itse ottaa sopivan määrän haluamiaan ruokia vai puhutteleeko useamman ruokalajin pöytiin tarjoiltu kokonaisuus teitä? Buffet-ruokailun ehdoton valtti on, ettei seurustelu katkea jokaisen ruokalajin kohdalla. Kesäjuhlien aatelia on pihalla järjestettävä cocktailtilaisuus, hyvän musiikin ja rennon seurustelun sekä maittavien suupalojen kera.

Juomapuoli on myös tärkeä suunnitella etukäteen. Juhlien alkuun kuuluu vahvasti alkumaljat, jotka voidaan toteuttaa näyttävästi samppanjatorneina tai teeman mukaisilla cocktaileilla. Ruokaviinien jälkeen loppuiltaan voi toteuttaa baarissa ’happy hours’, jolloin tietyt juomat voi laittaa yrityksen laskulle tai tilata esimerkiksi oman baarimestarin vain teidän väkeänne palvelemaan.

Aikataulutus

Yritysjuhlan aikataulutus on myös hyvin olennainen osa sujuvuutta sekä onnistumista. Kun järjestäjä on ottanut huomioon aikataulutuksen yksityiskohtaisesti ja palveluhenkilökunta toimii sen mukaisesti, voi järjestäjä itsekin nauttia juhlasta. Aikataulutukseen vaikuttaa vierasmäärä sekä sisältö.

Ehdotelma yritysjuhlien aikataulutukseen – Katso täältä lisää.

Palkitsemiset ja kiitokset

Vuosijuhla on erinomainen paikka palkita ja kiittää omaa henkilöstöä viime vuosien onnistumisista, sidosryhmän jäseniä tai yhteistyökumppaneita. Tälle on hyvä varata erillinen aika, jolloin kaikki kiitokset ja palkitsemiset tehdään puheenvuorojen kera. Halutessaan tämän voi pitää asiallisena tai hyvänä ohjelmanumerona viihdyttävien valokuvien tai vuosien varrelta kertyneiden kommellusten siivittämänä.

Ohjelmaa ja livemusiikkia

Iltaan on hyvä varata myös erikseen viihdyttävää ohjelmaa, kuten Stand Upia, livemusiikkia tai tiimihenkeä nostattavia työpajoja. Osa juhlapaikoista osaa varmasti suositella hyviä esiintyjiä juhliinne, jolloin sinun ei tarvitse itse huolehtia välikätenä tekniikasta ja muista liikkuvista osista. Ohjelmanumerona vuosijuhlilla toimii myös esitys historiikista ja viime vuosien onnistumisista yrityksenä.  Tämän on voinut myös taiteilla eri muotoon, kuin perinteiseen PowerPoint -esitykseen, esimerkiksi osa koomikoista saa varmasti historiikista himpun verran mielenkiintoisempaa!

Tutustu täältä aktiviteetteihin ja elämyksiin! 

Yhteiskuljetukset ja majoitus

Jotta vieraidenne olisi mahdollisimman helppo osallistua tapahtumaan, suosittelen varaamaan tilaisuuteen yhteiskuljetukset sekä majoituksen. Tähän kannattaa kysyä myös juhlapaikalta suosituksia, sillä he tekevät varmasti yhteistyötä paikallisten tahojen kanssa. Hyvällä lykyllä sinun tarvitsee tässäkin vain ilmoittaa väkimäärä ja majoitukseen liittyvät toiveet, ja mahdollisesti juhlapaikka tekee varaukset puolestasi. Mikäli yrityksen ei ole tarkoitus tarjota majoitusta vieraille, kannattaa vuosijuhlia varten silti tehdä varauskiintiö hotelliin, jotta halutessaan vieraille on saatavilla omakustanteinen majoitus.

Kuljetuksen osalta kiinnittäisin myös huomiota, että usein juhla ja tilaisuus alkaa siitä, mistä kuljetus alkaa ja siksi kesäaikaan suosittelen miettimään, olisiko juhlapaikalle mahdollista saapua näyttävämmin esimerkiksi vesiteitä hyödyksi käyttäen.

Kutsut ja tilaisuuden markkinointi

Tilaisuuden markkinointi kannattaa aloittaa varhaisessa vaiheessa, jotta osallistumisprosentti olisi mahdollisimman korkea. Kutsuissa tulisi aina ilmoittaa selkeästi seuraavat asiat:

– Tapahtuma
– Pvm. ja aika
– Osoite ja kuljetukset
– Majoitusinfo

– Pukukoodi
– RSVP eli viimeinen ilmoittautumispäivä, jolloin tulee myös ilmoittaa allergiat (ja kuljetus- ja majoitustarve)

Viimeinen ilmoittautumispäivä kannattaa varata viisi arkipäivää ennen kuin vierasmäärä ja allergiat tulee ilmoittaa juhlapaikalle. Tällöin sinulle jää aikaa varmistella epäselvyydet.

”Tilaisuuden suunnittelussa ja järjestämisessä voi luottaa täysin Savutuvan Apajan henkilökunnan ammattitaitoon ja työpanokseen. Heille voi viedä vierasryhmän luottavaisin mielin tietäen, että asiat hoituvat ja pienetkin yksityiskohdat on otettu huomioon. Mukava henkilökunta ja ihana miljöö ☺︎” -Niina V., Valtra Inc.

Lue lisää Savutuvan Apajan referensseistä. 

Pyydä tarjous yritysjuhlista