Järjestämällä onnistuneen yritystapahtuman kasvatat myyntiä ja sitoutat asiakkaasi, sekä vahvistat brändikuvaasi asiakkaidesi keskuudessa. Asiakastilaisuuden kaiken A ja O on suunnittelu, joten eiköhän aloiteta tavoitteiden, viestin ja budjetin kirkastaminen yhdessä, sillä tyytyväinen pitkäaikainen asiakas on aina kannattavampi kuin täysin uusi asiakas.

Ota tästä parhaat tärpit onnistuneen ja tuloksekkaan asiakastilaisuuden suunnitteluun!

Suunnittelu

Yritystapahtumissa kaikki pohjautuu hyvään suunnitteluun. Suunnitteluun kannattaa varata aikaa ja miksei hieman tukijoukkojakin tehtäviä jakamaan. Alun suunnitteluissa tulee ottaa huomioon, kuinka isolla mittakaavalla tilaisuus halutaan järjestää, mikä tilaisuuden tavoite on ja millaista viestiä asiakkaille halutaan kerrottavan.

Apujoukkoja kannattaa hyödyntää tarjouspyyntöjen lähettämiseen ja vertailuun, tarjoiluiden suunnitteluun, kutsulistan laatimiseen ja kutsujen lähettämiseen, ohjelman suunnitteluun sekä aikatauluttamiseen sekä tilaisuudessa orkestrointiin, kuten vieraiden lämminhenkiseen vastaanottoon, istumapaikalle ohjaamiseen ja tapahtumakulun läpikäyntiin. Tärkeintä on, että vieras kokee olevansa arvostettu ja kunnioitettu heti tilaisuuden alusta saakka.

Tilaisuuden tavoite ja viesti

Asiakastilaisuuden tavoite ja viesti tulee hioa kirkkaaksi, jotta viivan alle jää myös tilaisuudesta jotain. Kasvokkain viestintä sekä verkostoituminen ovat edelleen tehokkaimpia tapoja sitouttaa asiakasta ja tänä päivänä, kun digitaalisuus on kasvattanut suosiotaan ovat livetapaamiset tulleet entistä tärkeämmäksi. Mutta miksi näin? Kasvokkain tapahtuva kommunikaatio lisää luottamusta, sillä viestiä vahvistaa kehon kieli, ilmeet sekä eleet ja myös livekohtaamiset ovat kokemuksia, jotka asiakkaille jäävät mieleen.

Kirkasta tavoitteesi ja tiedosta, että kyseiset vieraat saattavat kiertää muissakin asiakastilaisuuksissa. Ole valmiina vastamaan vaikeimpiinkin kysymyksiin ja kerro tarinaa niin, ettei se kuulosta ulkoa opetellulta myyntipuheelta. Varmista, että asiakas tunnistaa ongelmansa ja sinä vastaat niihin ratkaisuilla. Kun tiedostat miten ja miksi haluat puhutella näitä asiakkaita, voit olla huoleti tilaisuuden ajan.

Yritystapahtuman tilat ja tarjoilut

Yksi yritystapahtuman toimivuuden, sujuvuuden ja vaikuttavuuden tärkeimmistä tekijöistä on onnistunut tilavalinta. Tilavalintaan vaikuttavat sijainti, kutsuttujen vieraiden määrä, tilaisuuteen varattu budjetti sekä tilaisuuden viesti. Halutaanko tilalla jo puhutella asiakasta? Kansainvälisille asiakkaille olisi hienoa tarjota paikallista historiaa, aitoja makuja läheltä sekä suomalaista vieraanvaraisuutta.

Yritystapahtuman tilojen kannalta kannattaa siis ottaa huomioon seuraavat asiat:

• Sijainti, vierasmäärä
• Tilan tyyli
• Budjetti (kannattaa huomioida, mitä kaikkea budjettiin sisältyy. Osassa tiloissa tilavuokraan kuuluu äänentoistolaitteet, mikrofonit ja esimerkiksi palveluhenkilökunta)
• A-oikeudet ja tarjoilut
• Piha-alue
• Äänentoisto ja kokoustekniikka

Tarjoiluissa kannattaa myös panostaa, sillä hyvin järjestetyissä yritystapahtumissa ruoka ja juoma ovat ne asiat, joita usein muistellaan vielä pitkään. Jos haluaa karsia liikkuvia osia pois, niin kannattaa valita tapahtumapaikaksi tila, jolla on myös oma keittiö. Tällöin sinun ei tarvitse aikatauluttaa ja delegoida kahden eri toimijan palveluita vaan voit luottaa tarjoilut ammattilaisten käsiin.

Asiakastilaisuuden sisältö

Tilaisuudessa kannattaa tuoda esille teidän yrityksenne tarjoaman palvelun tai tuotteen erilaisia käyttötapoja sekä mahdollisia vinkkejä helpompaan käyttöön opetuksen tavoin. Opetustilausuus voi olla workshop -tyylinen, joka antaa ratkaisuja konkreettisesti asiakkaidenne päivittäisiin haasteisiin.

Tämä tulee olla erityisen hyvin järjestetty, jotta asiakas kokee oikeasti saavansa lisäarvoa tilaisuudesta.

Workshopia tukemaan suosittelen myöskin varaamaan ammattilaisen esimerkiksi omasta asiakaskunnasta tai jonkun tunnetun vaikuttajan pitämään lyhyen Keynote -puheenvuoron tuotteen tai palvelun hyödyistä.

Yritystapahtuman viimeistely

Sisältö tulee rakentaa niin, että tarjous on luontevasti osana tilaisuutta. Tilaisuus ei saa tuntua myynniltä, mutta hyvin suunniteltuna useimmiten muuttaa parhaimmillaan tapahtuman myynniksi ja parantaa asiakassuhteita. Asiakastilaisuudet ovat oiva paikka kasvattaa kannattavuutta, ryhmäytyä, luoda vahvempia siteitä ja luottamusta yrityksenne tarjoamien ratkaisujen ansioista.

Asiakastilaisuudessa kannattaa panostaa myös illan kohokohtaan, joka jättää pitkän muistijäljen asiakkaillenne tulevaa varten.

Jälkimarkkinointi

Onnistuneen tapahtuman jälkeen kannattaa muistuttaa asiakasta myös hyvistä hetkistä kanssanne. Lähetä kiitosviesti, esimerkiksi tapahtumassa otettujen kuvien saattelemana, tee videotervehdyksenä kiitos tai personoi muulla tapaa jälkimarkkinoinnin viesti.

Kannattaa myös kerätä tapahtumasta palautetta, jotta ensi kerralla hoidat vieläkin sujuvammin tilaisuuden organisoinnin alusta loppuun saakka. Muista kuitenkin, että ihmiset ovat erilaisia ja joku kaipaa menoa ja meininkiä alusta loppuun saakka, kun toinen haluaisi rauhoittua saunan lauteilla meditoiden. Muista, että kaikella sisällöllä kuitenkin viestit teidän yrityksen sanomaa, joten pidä tavoitteet kirkkaana mielessä vaikka luet monenlaista palautetta.

 

“Ruoka oli hyvää ja tarjoilu pelasi. Henkilökunta oli ammattitaitoista ja piti meille torpassa mukavan tarinatuokion alkuglögien aikana kertoen paikan historiasta.

Saunoimme lopuksi torpan tunnelmallisissa saunoissa, joissa oli mahtavat löylyt. Kaiken kaikkiaan upea miljöö ja onnistunut ilta.”

Sauli A., Maintpartner Group

Lue lisää Savutuvan Apajan referensseistä.

Pyydä tarjous asiakastilaisuudesta