Miksi järjestää yritysjuhlat? Huolella suunnitellut ja laadukkaasti toteutetut yritysjuhlat ovat avain asiakassuhteiden vahvistamiseen sekä yrityksenne työntekijöiden inspirointiin ja ryhmähengen nostatukseen. Yritysjuhlilla kasvatetaan liiketoimintaa sekä luodaan lisäarvoa tarjoamalla vieraille laadukkaita ja ikimuistoisa elämyksiä!

Kurkkaa alta, kuinka järjestät onnistuneet yritysjuhlat.

Etukäteisjärjestelyt

Ennen yritysjuhlien yksityiskohtia kannattaa aloittaa juhlapaikan kartoitus vierasmäärän ja tilaisuuden luonteen mukaisesti. Kun rajoittavat tekijät, kuten mahtuvatko kaikki vieraat yhteen tilaan vai jakautuuko tila useampaan huoneeseen voi huoletta keskittyä juhlatilan vaikuttavuuteen, sekä sen vaikutusta brändiin ja imagoon. Lisäksi kannattaa miettiä kuinka paljon yrityksenne itse on valmis esimerkiksi koristelemaan tilaa vai olisiko helpompi valita paikka, joka vakuuttaa sisustuksellaan jokaisen vieraan takuuvarmasti?

Ennen yritystapahtumaa tulee myös luoda koko tapahtuman aikataulusta hahmotelma, oli se yhden päivän kestävä tapahtuma tai useamman päivän tapahtuma, jossa iltajuhla on vain huipentuma. Tällöin varausten tekeminen eri osioihin helpottuu huomattavasti.

Lue lisää yritysjuhlien suunnittelusta vuosijuhla teemalla.  

Siirtymä iltajuhlaan

Kun aamupäivän seminaarit ja viralliset osuudet on taputeltu, suosittelemme jättämään vähintään tunnin hengähdystauon vieraillenne, jolloin he voivat joko tutustua kaupunkiin tai ottaa nokoset hotellihuoneessa.

Siirtyminen iltajuhlaan alkaa useimmiten joko linja-autosta tai laivamatkasta. Voisiko teidän yritysjuhlaanne yhdistää sisävesiristeilyn Päijänteellä ennen juhlapaikalle saapumista vai olisiko mielekkäämpää risteillä Suomen yöttömänä yönä takaisin hotellille.

Joka tapauksessa on äärimmäisen tärkeää tehdä vieraillenne helpoksi ja sujuvaksi siirtymät eri osuuksien välillä. Talviaikaan siirtyminen tapahtuu tilausajolla, johon suosittelemme varaamaan paikallisoppaan kertomaan alueen historiasta, ja kesäaikaan ehdoton suositus on vesiteitse saapuminen, mikäli se on juhlapaikan toimesta vain mahdollista.

Alkumalja ja tervetulopuheet

Iltajuhla kannattaa aina aloittaa nostamalla yhteinen malja. Useimmiten juhlien emäntä tai isäntä nostattaa maljan ja pitää samalla tervetulopuheen. Alkumalja toimii myös hyvänä aperitiivina, joten sen kannattaa olla mieto tai alkoholiton juoma.

Varma valinta on kuiva ja hedelmäinen kuohuviini, kevyt booli tai raikas vuodenajan mukainen cocktail.

Varmista aina juhlapaikalta, että alkoholillisen alkumaljan kaverina tarjolla on myös alkoholiton vaihtoehto.

Istumapaikat ja vieraslahjat

Vieraille on tärkeää tehdä istumapaikkajärjestys, jotta siirtyminen illallistilaan olisi mahdollisimman sujuva. Useat yritykset eivät halua nimetä pöytiä numerojärjestyksessä, jolloin kaikki vieraat ovat yhtä arvokkaassa asemassa. Tällöin käytössä ovat useimmiten teeman mukaiset nimikoinnit, kuten suomalaiset puut; ”mänty”, ”koivu” jne. Paikkajärjestyksen laittaminen kannattaa jättää yritysjuhlaa edeltävään päivään tai samaan aamuun, jotta viime hetken muutoksiin keretään myös reagoida. Kannattaa kysyä apua järjestelyissä juhlapaikalta, jolloin yrityksen tiimi voi keskittyä myös aamupäivän osuuteen ilman, että joutuu poikkeamaan juhlapaikalla.

Vieraslahjat ovat osoitus vieraillenne, että he ovat teille tärkeitä. Vieraslahjaksi suosittelemme paikallisia tuotteita, kuten hunajaa tai käsityönä tehtyjä tuotteita. Osa juhlapaikoista myy vieraslahjoja, jolloin heiltä voi pyytää kauniit paketoinnit suoraan kattaukseen.

Yritysjuhlien menu- ja viinivalinnat

Tarjoaako valittu juhlapaikka erilaisia vaihtoehtoja tarjoiluihin? Onko toiveissa juhlava buffet-pöytä, josta jokainen vieras voi itse ottaa sopivan määrän haluamiaan ruokia vai puhutteleeko useamman ruokalajin pöytiin tarjoiltu kokonaisuus teitä? Buffet-ruokailun ehdoton valtti on, ettei seurustelu katkea jokaisen ruokalajin kohdalla. Kesäjuhlien aatelia on pihalla järjestettävä cocktailtilaisuus, hyvän musiikin ja rennon seurustelun sekä maittavien suupalojen kera.

Juomapuoli on myös tärkeä suunnitella etukäteen. Perinteinen kaava yritysjuhlissa juomapolitiikan suhteen on tarjota alkumaljan jälkeen ruokailun aikaiset valko- ja punaviinit, mahdollinen jälkiruokaviini sekä kahviavec.

Ruokailun jälkeen seurustelujuomiksi kannattaa varata mietoja juomia tarjolle, kuten viiniä, paikallisia oluita tai boolia sekä myös laadukkaita alkoholittomia vaihtoehtoja.

Ohjelmaa ja puheita

Iltaan on hyvä varata myös erikseen viihdyttävää ohjelmaa, kuten Stand Upia ja livemusiikkia. Osa juhlapaikoista osaa varmasti suositella hyviä esiintyjiä juhliinne, jolloin sinun ei tarvitse itse huolehtia välikätenä tekniikasta ja muista liikkuvista osista.

Voisiko illallisen jälkeen juhlat jatkua pihalla terassitansseilla, jolloin bändistä voisi nauttia järvimaisemissa auringonlaskun aikaan? Entä talvijuhlien kierros pihamaalla jätkänkynttilöiden valossa kuun valaistessa hanget? Kannattaa käyttää kekseliäisyyttä ja kysyä juhlapaikalta myös vinkkejä, miten heidän tiluksensa toimivat?

Illan kohokohta

Parhaiten yritysjuhlat jäävät vieraiden mieleen, kun juhlapaikka vakuuttaa ainutlaatuisuudellaan, ruoallaan sekä palvelun tasolla. Kuitenkin tästäkin voidaan vielä hipoa askel eteenpäin, jos kruunaat illan yllätysmomentilla, jota kukaan vieraista ei osannut odottaa. Olisiko se yrityksen logo rakettina taivaalle ammuttuna vai vakuuttava valoshow musiikin tahtiin? Ehkä katiskoista löytyvät piilopullot tai toimitusjohtajan bändin vuoro? Loppuun kannattaa aina keksiä jotain yllättävää, jota kukaan vieraista ei olisi osannut aavistaa etukäteen.

Siirtyminen hotelliin

Kun juhlien on aika päättyä, huolehdi, että jokainen vieras pääsee juhlapaikalta hotellille. Paluukyyditys kannattaa mahdollisuuksien mukaan järjestää porrastetusti, jolloin osa vieraista voi halutessaan siirtyä rauhoittumaan hotellihuoneeseen aikaisemmin. Kutsuissa kannattaa mainita aikataulullisesti mahdolliset kuljetukset sekä jättää koukku myös, miksi juhlissa kannattaa olla loppuun saakka. 

 

“Savutuvan Apaja ei ollut minulle entuudestaan tuttu. Kartoittaessamme sopivia juhlapaikkoja tärkeimmille kansainvälisille vieraillemme Jyvässeudulla, saimme suosituksen Savutuvan Apajasta paikalliselta taksikuskilta.

Testasimme paikan soveltuvuuden paikallisten kollegoidemme avulla ja sain heiltä niin hyvän palautteen, että valinta oli selvä. Tilaisuus oli kokonaisuutena erinomainen ja Savutuvan Apajan puolesta kaikki meni loistavasti.

Laivalla saapuminen Apajalle oli hieno elämys vieraillemme, ja ruoka ja palvelu paikan päällä toimivat moitteettomasti, Kalliosali ja paikan tunnelma tekivät vaikutuksen.

Nyt kun Savutuvan Apaja on minulle tuttu, voin lämpimästi suositella paikkaa suurillekin yritystilaisuuksille.”

Marjo H, Metsä-Group.

 

Lue lisää Savutuvan Apajan referensseistä.

Pyydä tarjous yritysjuhlista