Etkö tiedä mistä lähtisit liikkeelle juhlatilan koristeiden, opasteiden tai istumapaikkakartan laatimisessa ja suunnittelussa? Tutustumalla tähän blogikirjoitukseen saat näppärästi kaikki vinkit suunnittelusta järjestelyyn ja säästät aikaa sekä hermojasi juhlatilan koristelun osalta.

Kirjoitus on jaoteltu opasteiden, koristelun ja istumapaikkajärjestyksen alle. Tämän lisäksi tulee ottaa huomioon aikataulutus sekä vastuuhenkilöt jokaiseen osa-alueeseen.

Nappaa täältä parhaimmat ideat ja suunnittelu sekä toteutus sujuu kuin leikki.

Opasteet

Kaikki alkaa selkeästä viestinnästä heti kutsuissa. Kutsuissa tulee olla tieto milloin ja missä yritystapahtuma järjestetään. Lisäksi kutsusta tulee löytyä juhlapaikan osoite sekä tieto, miten juhlapaikalle pääsee. Onko juhliin varattu esimerkiksi yhteiskuljetukset. Lisäksi kutsuun on hyvä mainita pukukoodi sekä juhlan luonne.

Nappaa tästä lista, joka kannattaa ottaa huomioon kutsujen suunnittelussa:

• Nimet, kenelle kutsu on suunnattu
• Juhlan aihe, esim. ”Yritys X 50v. – juhlat” tai ”Eläköitymisjuhlat” tai ”Yrityksen kesäjuhlat”
• Tilaisuuden ajankohta
  • Pvm, aloitus- ja lopetusaika
• Juhlapaikka
  • Osoite ja puhelinnumero
  • Ajo-ohjeet sekä tietoa mahdollisesta yhteiskuljetuksesta
• Juhlan teema jos tarpeen
• Kutsujan nimi
• Pukukoodi
  • Mahdolliset kunniamerkit
• Maininta avecista
• Vastauspyyntö
  • Mahdolliset allergiat
  • Yhteystiedot
  • Mihin mennessä vastattava

Kutsujen jälkeen opastus jatkuu tarpeen tullen tienvarsi opasteilla, näitä harvemmin käytetään enää yritysjuhlissa. Useimmiten yritysjuhlissa saapuminen tapahtuu yhteiskuljetuksella, jolloin yrityksen logon tai nimen kannattaa olla näkyvillä linja-auton keulassa tai laivalle noustessa.

Tämän jälkeen tulee enää huolehtia, että juhlapaikalla on selkeästi informoitu mikä tila juhlille on varattuna. Sisääntuloon voi laittaa myös esim. yrityksen mainoslipun. Savutuvan Apajalla henkilökunta on aina vastassa ohjaamassa vieraat oikeaan tilaan, koemme, että haluamme saada vieraisiin kontaktin heti heidän saavuttuaan meille.

Koristelu yritystapahtumissa

Savutuvan Apajan kaikki tilat ovat ilman lisäkoristeita sisustettu tyylikkäästi ja tunnelmallisesti, joten harvoin yritysjuhlissa tuodaan enempää koristeita juhlatilaan. Eniten koristelussa näkyy printtituotteet, kuten yhdennäköisyys kutsuissa, paikkakorteissa, menukorteissa ja mahdollisessa ohjelmaokortissa. Vieraalle saa tyylikkään ja laadukkaan kuvan järjestäjätahosta, kun panostaa näihin.

Printtituotteiden lisäksi yritysjuhlissa tuodaan useimmiten oman kukka-asetelmat pöytiin. Apajan puolesta keräämme aina jotain vihreää luonnosta, mutta yritysjuhlissa yleensä kukkiin halutaan panostaa.

Paikkakorttien löydettävyyteen auttaa pöytänumerot. Seuraavassa osiossa kerromme lisää vaihtoehdoista ja huomioon otettavista seikoista liittyen pöytien numerointiin. Apajalta löytyy perinteiset pöytänumerot käyttöön.

Eniten koristeiden kanssa voi pelata eri vuodenajan mukaisesti, esimerkiksi kesällä on helppo käyttää luonnonkukkaa koristelussa, kun taas syksyn tullen varvut ja kurpitsat tuovat oman tain juhliin. Teemajuhlat ovat sitten erikseen, niissä saa ja pitääkin koristelun osalta näkyä juhlan teema. Savutuvan Apajalla on järjestetty vuosien aikana ysäribileitä, afterski -teemajuhlia, halloween -juhlia, kekrijuhlia, pikkujouluja, vappukarkeloita, possujuhlia jne. Teema näkyy vieraiden pukeutumisen lisäksi vahvasti ruoka- ja juomatarjoiluissa sekä koristelussa, esimerkiksi Afterski -juhlissa jokaisen paikkakorttina toimi kirpputorilta ostettu afterski henkinen pipo omalla nimellään.

Istumapaikkajärjestys eli paikkaplaseeraus

Huolellisesti suunniteltu istumajärjestys saattaa samanhenkiset vieraat yhden pöydän ääreen ja sujuvoittaa samalla vieraiden siirtymistä juhlatilaan. Istumajärjestyksellä huolehditaan, että kaikille vieraille on paikka, sillä usein jos istumajärjestystä ei ole laadittu, niin osa vieraista istuu vain tyhjille paikoille ja ihmettelee ettei hänelle ole tehty kattausta vaikka kattaus löytyisi esimerkiksi eri tilasta tai pöydästä. Istumapaikan kohdalle on lisäksi helppo kirjoittaa kaikki vieraan erikoistoiveet sekä mahdolliset allergiat. Istumapaikkakartan avulla voidaan tuttua porukkaa halutessaan hieman sekoittaa, jotta esimerkiksi saman työpaikan eri osastot tutustuvat toisiinsa. Eli suosittelemme erittäin vakavasti panostamaan hyvin laadittuun istumajärjestykseen.

Istumajärjestys koko tilasta kirjataan usein juhlatilan aulaan ja lisäksi kannattaa värvätä joko oman henkilöstön sisältä tai juhlapaikalta lisäkäsiä, jotka ohjaavat vielä juhlatilassa vieraat paikalleen. Suosittelemme pöytiin ohjausta yli 60 hengen tapahtumiin ja se sujuu parhaiten yleensä heidän toimesta, jotka ovat laatineet istumajärjestyksen.

Jokainen juhlatilan pöytä on numeroitu tai nimetty ja pöydästä löytyy aina nimikoitu paikka jokaiselle vieraalle. Pöytänumerointi yleensä aiheuttaa harmaita hiuksia, sillä harva haluaa luoda tapahtumassaan arvopohjaista järjestystä vieraista. Numeroidut pöydästä ykkösestä ylöspäin helposti luo kuvan siitä, että pöydässä yksi istuu kaikista tärkeimmät vieraat. Tämän vuoksi suosittelemme numeroinnin sijaan käyttämään erilaisia tapoja nimetä pöydät. Ne voi olla ryhmitetty kansalaisuuden, yrityksen toimipisteiden, osastojen tai vaikkapa erilaisten värejen, geometristen muotojen tai suomalaisten puiden mukaisesti.

 

Aikataulu ja vastuuhenkilö

Yritysjuhlan suunnittelu opasteista koristeluun ja istumapaikkajärjestyksen laatimiseen kannattaa aloittaa ajoissa. Useimmiten ne aloitetaan noin vuosi ennen tapahtumapäivää. Toki lyhyemmälläkin ajalla voidaan luoda onnistunut ja hyvin suunniteltu tapahtuma.

Kun taustatyö on saatu tehtyä ja enää itse toteutus puuttuu, niin kannattaa sopia juhlapaikan kanssa milloin ja kuka juhlatilan koristelee. Apajan kautta onnistuu esimerkiksi kukkatilaukset suoraan paikan päälle niin, että joko floristit tai Apajan henkilökunta laittaa ne paikoilleen. Istumapaikkaplaseerauksen hahmotelma kannattaa tehdä ilmoittautumispäivämäärän jälkeen, mutta lopulliset versiot kannattaa painattaa vasta juhla-aamulle, jotta kaikki viime hetken muutokset saadaan vielä sujuvasti pöytäkarttaan mukaan.

Joka kohtaan eli opasteisiin, koristeluun ja istumapaikkajärjestykseen kannattaa nimetä eri vastuuhenkilö, joka voi kuitenkin porukalla hoitaa kokonaisuuden tai järjestää oman vastuun alle oman tiimin hoitamaan kaikki yksityiskohdat kuntoon.

 

  

”Ainutlaatuinen tunnelma poikkeuksellisen upeissa Päijänteen rantamaisemissa. Ammattitaitoinen, joustava ja odotukset ylittävä henkilökunta. Ensiluokkaisen keittiön huikeat suomalaiset, silti modernit makuyhdistelmät vaativaankin kansainväliseen makuun. Kesäkuussa 2019 yöttömän yön tunnelmissa saimme kokea tämän kaiken järjestäessämme kansainvälisen tapahtuman asiakkaillemme. Kaikki toimi saumattomasti ja tapahtuma oli ikimuistoinen. Lämmin kiitos Savutuvan Apaja!”

Marika M , Valmet Technologies Oy.

Lue lisää Savutuvan Apajan referensseistä

Pyydä tarjous yritysjuhlista