Tämän blogipostauksen myötä haluamme auttaa suunnittelemaan sujuvan, onnistuneen ja mukavan kokous- ja koulutuspäivän. Päivän suunnittelussa pääpaino kannattaa asettaa aikataulun ja sisällön suunnitteluun, kuitenkin huomioiden myös kokoustilojen luoman tunnelman sekä mahdollisuudet ja tarjoilut, joiden avulla jaksaa keskittyä päivän sisältöön.

Aikataulu ja sisältö

Aluksi kannattaa lähteä kokous- tai koulutuspäivän tavoitteesta liikkeelle. Onko toiveena saada keskustelua ja ideoita osallistujilta vai mahdollisesti ratkaisuja jo käsillä oleviin asioihin? Ehkä kouluttaa henkilökuntaa tai motivoida erilaisten puhujien ja esimerkkien kautta.

Rajaa päivän aikana käytävä sisältö niin, että olet huomioinut myös ajan riittävän tauoille, vapaalle keskustelulle sekä kysymyksille. Päivän sisältö kannattaa mieluiten rajata muutaman tärkeän aihepiirin ympärille ja mikäli aikaa jäisi yli, niin takataskussa voi olla vielä muutama extra aihe käsiteltäväksi. Kirkasta päivän sisältö ja tavoite, jotta jokainen osallistuja kokee ajalleen vastinetta päivän päätteeksi.

Kun päivän tavoite ja sisältö on mietitty, niin tämän jälkeen voidaan alkaa rakentamaan aikataulua päivään.

Esimerkki aikataulusta:

8:00 Saapuminen ja aamiainen

• Päivän agenda ja aikataulu näkyvillä

8:30 Kokouksen aloitus

8:45 Ensimmäinen aihe / workshop / luento

9:45 Tauko ja jaloittelua

10:00 Ryhmätyöskentelyä ja keskustelua

10:30 Purku

11:00 Lounastauko ja jaloittelua

12:00 Päivän toinen aihe / workshop / luento

13:00 Tauko ja jaloittelua

13:15 Ryhmätyöskentelyä ja keskustelua

13:45 Purku

14:30 Iltapäiväkahvit

15:00 Koko päivän yhteenveto
16:00 Kokouspäivä päättyy

Esimerkkiaikatauluun on jätetty hyvin tilaa vapaalle ajatuksenjuoksulle, ryhmäkeskustelulle sekä yhteiselle purkuosuudelle. Usein keskustelu- ja purkuosuuksiin ei varata etukäteen riittävästi aikaa, tai jopa ollenkaan ja se tietää heti aikataulujen paukkumista.

Kokoustilat

Kokoustilan valinnassa kannattaa ottaa huomioon myös kokous- tai koulutuspäivän tavoite ja sisältö sekä päivän osallistujamäärä.

Onko tarkoituksena seurata työpäivän verran kalvosulkeista diaesitystä suoraan valkokankaalta, vai voisiko tilaa hyödyntää myös erilaisiin workshoppeihin? Toisaalta luentotyyppinen kokonaisuus aiheesta yhdistettynä ryhmäkeskusteluun ja ideointiin antaa usein eniten niin osallistujalle kuin tilaisuuden vetäjälle.

Lisäksi kokoustilan valinnassa suosittelemme ottamaan huomioon yrityksen muut palvelut, voisiko kokouspäivän aloittaakin yhteisellä polkujuoksulla lähipoluilla tai olisiko mukava yhdistää kokouspäivään yhteinen saunominen ja illallinen? Onko kokouspäivän aikana mahdollista haukata raikasta happea pihapiirissä?

Lue lisää kokoustiloistamme

Kokoustarjoilut

Suosittelemme aina yhdistämään kokous- ja koulutuspäivään monipuoliset ja ravintorikkaat tarjoilut aamupalasta iltapäiväkahvitukseen saakka. Yhteisen aamupalan äärelle kokoontuminen antaa jo mukavan ja rennon aloituksen päivään, kun taas lounastauko antaa pidemmän tauon keskelle asiapitoista päivää ja hetken aikaa hengähtää. Tarjoiluilla on suuri merkitys päivän viritystason ylläpitämiseen ja niiden avulla saakin mukavasti tauotettua ja jäsenneltyä päivää.

Lue lisää kokouspäivän tarjoiluista

 

“Savutuvan Apaja oli täydellinen valinta päivätilaisuutemme järjestämiseen joulukuun ensimmäisenä päivänä.

Tilaisuus onnistui yli odotusten ja saimme osallistujilta pelkästään positiivista palautetta. Kalliosali oli juuri sopivan kokoinen kokoustila 45 osallistujalle.

Pysäköintitilaakin oli riittävästi aivan kokoustilan vieressä. Oli mukava kuulla osallistujien kokousmiljöötä ihastelevia kommentteja takkatulen lämmössä. Meillä oli tilaisuudessa 16 esitystä rennossa ilmapiirissä. Tekniikka pelasi ja hiljaisempikin ääni kuului ilman mikkiä.

Tilaisuutemme tarjoiluihin kuuluivat aamukahvi karjalanpiirakalla, buffet -lounas seisovasta pöydästä sekä päätöskahvit. Lounas keräsi laajalti kiitosta. ”Paras härkäpapupihvi ikinä” lausahti hankkeemme rahoittajan helsinkiläinen edustaja terveisinä keittiömestarille.

Hyvissä ajoin ennen tilaisuutta kävimme tutustumassa Savutuvan Apajan tiloihin ja meille esiteltiin paikan monipuolisia kokoustilavaihtoehtoja. Esitimme myös toiveita ruokalistaan liittyen ja toiveemme toteutettiinkin erinomaisesti, sillä erilaisia ja erityisen maittavia proteiinilähteitä oli monipuolisesti tarjolla buffet -pöydässä. Vain hyönteiset puuttuivat!

Voin lämpimästi suositella Savutuvan Apajaa kokouspaikaksi oman kokemuksemme sekä hinta-laatusuhteen pohjalta.”

Ari P, Jyväskylän Yliopisto

 

Täältä löydät vinkkejä

Henkilöstökoulutuksen järjestämiseen

Kick-off päivään

 

Lue lisää Savutuvan Apajan referensseistä

Pyydä tarjous